Quy trình khớp mã hàng

Tổng quan

Tình trạng hiện tại của việc khớp mã hàng giữa “06. Bảng kê xuất hoá đơn” và “09. Bảng kê chi tiết kho” còn nhiều sai lệch, dẫn đến khó khăn trong việc quản lý tồn kho và theo dõi từng hạng mục xuất hoá đơn. Không chỉ vậy, một số trường hợp ngoại lệ dẫn đến việc không thể tự động khớp mã hàng, yêu cầu phải kiểm tra và xử lý thủ công, có thể kể đến như:

  • Mã sản phẩm có chứa “KEMLOC” tại file “09. Bảng kê chi tiết kho” có thể tạo ra nhiều dòng trùng lặp trong file “06. Bảng kê xuất hoá đơn”.
  • Tên sản phẩm có chứa “COMBO” tại file “06. Bảng kê xuất hoá đơn” có thể cần nhiều dòng của file “09. Bảng kê chi tiết kho” để khớp đầy đủ.
  • Nhiều Mã đơn hàng (Order ID) bị trống, cụ thể trong file “09. Bảng kê chi tiết kho” không thể tìm thấy trong file “06. Bảng kê xuất hoá đơn”.
  • Một đơn hàng có thể có nhiều sản phẩm.

Từ những vấn đề nêu trên, quy trình khớp SKU này giúp việc lấy Mã đơn hàng (Order ID) làm cơ sở để khớp các mã hàng (Product ID / SKU ID). Đồng thời đánh dấu các trường hợp ngoại lệ, yêu cầu kiểm tra và xử lý thủ công, nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu tồn kho.

Các bước thực hiện

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu

Các dữ liệu đầu vào của quy trình bao gồm

  1. Tệp hoá đơn: File “06. Bảng kê xuất hoá đơn” chứa thông tin về hoá đơn được xuất. Tham khảo file mẫu: 1. Bảng kê xuất hóa đơn T1.xlsx.
  2. Tệp kho hàng: File “09. Bảng kê chi tiết kho” chứa thông tin về tồn kho chi tiết. Tham khảo file mẫu: 2. Bảng kê chi tiết kho KOV T1.xlsx.

Bước 2: Cấu hình tham số khớp mã hàng

  1. Độ dài tối thiểu mã đơn hàng: Hệ thống cần thiết lập độ dài tối thiểu cho Mã đơn hàng (Order ID) để đảm bảo việc khớp mã hàng được thực hiện chính xác. (Mặc định là 11 ký tự)
  2. Từ khoá KEMLOC: Dùng để nhận diện các sản phẩm có chứa “KEMLOC” trong file “09. Bảng kê chi tiết kho”, giúp hệ thống xử lý các dòng trùng lặp một cách chính xác. (Mặc định là “KEMLOC”)
  3. Số chữ số cuối cần bỏ qua: Do Mã đơn hàng (Order ID) dài, việc xuất thành file excel vô tình làm tròn các chữ số cuối, hệ thống cần bỏ qua một số chữ số cuối để khớp chính xác. (Mặc định là 3 chữ số)

Bước 3: Thực hiện khớp mã hàng

Sau khi bấm nút chaỵ khớp mã hàng, hệ thống sẽ tự động tiến hành việc khớp và tạo ra 3 file kết quả:

  1. cleaned_invoice_items.xlsx: Chứa các dòng hoá đơn đã được làm sạch và khớp với kho hàng. (File mẫu)
  2. cleaned_warehouse_items.xlsx: Chứa các dòng kho hàng đã được làm sạch và khớp với hoá đơn. (File mẫu)
  3. summary.csv: Chứa tóm tắt kết quả khớp mã hàng, bao gồm số lượng dòng đã khớp, số lượng dòng ngoại lệ và các thông tin liên quan khác. (File mẫu)